Do tamanho exato: como a especialização e a customização na área de facilities trazem mais assertividade e satisfação do cliente

Da mesma forma que cada um de nós tem características únicas, cada empresa também tem suas especificidades. Sendo assim, toda organização possui necessidades que dependem de uma variedade de fatores.

Quando pensamos na estruturação da área de facilities, não é diferente. Pelo contrário, ao falarmos de um departamento que engloba inúmeros serviços e responsabilidades, isso torna-se ainda mais complexo.

É necessário considerar o setor de atuação, o tamanho da organização, o modelo de negócios, as metas estratégicas, entre outros fatores, para determinar os escopos da área de facilities.

Mas qual é de fato a importância da customização em um projeto de facilities? E o que faz a diferença quando o assunto é especialização?

Primeiro, as especificidades

Para que a área de facilities solucione os desafios e problemas de uma empresa, é preciso que seu trabalho seja pautado com o objetivo de atender às necessidades de cada uma delas. Para isso, é necessário dimensionar e pensar em suas especificidades. Por exemplo, não dá para tentar utilizar em uma indústria alimentícia os mesmos processos adotados em uma instituição de ensino.

Aqui estão alguns fatores que mostram como as necessidades podem variar de empresa para empresa:

• Setor de atuação: como dissemos acima, empresas com atuações diferentes naturalmente apresentarão demandas distintas para suas respectivas áreas de facilities. Por exemplo, um hospital terá necessidades específicas de instalações relacionadas à saúde, como salas de cirurgia, laboratórios e áreas de esterilização. Já uma empresa de tecnologia pode ter uma ênfase maior em espaços de inovação, laboratórios de pesquisa e áreas de desenvolvimento de produtos.
• Tamanho da organização: o porte influencia diretamente as necessidades de facilities. Uma pequena startup pode precisar de um espaço flexível, com foco em áreas de colaboração e compartilhamento de recursos, enquanto uma grande corporação pode demandar uma infraestrutura mais complexa, com múltiplos edifícios, instalações esportivas, áreas de descanso e cantinas.
• Modelo de negócios: as necessidades de facilities também são afetadas pelo modelo de negócios de uma empresa. Por exemplo, aquelas que dependem fortemente de logística podem exigir uma área de armazenagem extensa, com soluções de gerenciamento de estoque e distribuição. Por outro lado, as que priorizam o trabalho remoto podem precisar de espaços flexíveis para encontros ocasionais e atividades colaborativas.
• Metas estratégicas: os objetivos estratégicos de uma empresa também são determinantes para reconhecer as necessidades de facilities. Se uma organização busca, por exemplo, tornar-se mais sustentável, ela pode priorizar a instalação de sistemas que usam energia renovável, além de implementar práticas de eficiência energética e áreas de reciclagem. Se o objetivo é melhorar a experiência do cliente, as instalações podem ser projetadas para fornecer um ambiente acolhedor e agradável.

Cultura organizacional: a cultura e os valores de uma empresa também influenciam suas necessidades de facilities. Por exemplo, uma organização que valoriza a colaboração e a interação entre os colaboradores pode priorizar espaços abertos, áreas de reuniões informais e espaços de trabalho compartilhados. Já uma empresa que coloca ênfase na privacidade e na concentração pode preferir espaços individuais ou escritórios fechados.

Se as necessidades são diferentes, há diversos aspectos a serem considerados. Portanto:

Além de pensar nos pontos que enumeramos acima, ao estruturar uma área de facilities, é importante considerar diversos aspectos para garantir que ela seja eficiente e atenda de fato a essas peculiaridades.

Definir com clareza quais serviços serão abrangidos pela área de facilities é essencial nessa etapa. Isso pode incluir gestão de espaço físico, manutenção predial, limpeza, serviços de alimentação, gerenciamento de ativos, controle de acesso, entre outros. O escopo deve ser adequado às demandas da organização e às características do ambiente de trabalho.

Identificar as competências e habilidades necessárias para a equipe de facilities também é crucial. Estamos falando de contar com profissionais que tenham conhecimentos em gestão de projetos, gerenciamento de contratos, manutenção, segurança, sustentabilidade, entre outros. É importante ter uma equipe capacitada e qualificada para lidar com os desafios do dia a dia e garantir a entrega de serviços de qualidade.

Além disso, estabelecer processos e procedimentos claros para a execução das atividades de facilities é fundamental para garantir eficiência e consistência. Exemplo disso é através do planejamento correto de fluxos de trabalho, de políticas de manutenção preventiva, de procedimentos de solicitação de serviços e gerenciamentos de incidentes, visando contribuir para a eficácia e o controle das operações.

Todos esses pontos podem ser reforçados pelo uso de tecnologias adequadas e de sistemas de informação, sempre pensando em otimizar a gestão de facilities, automatizar processos, facilitar a comunicação e fornecer dados e análises para auxiliar a tomada de decisões.

Para isso, é fundamental também estabelecer indicadores de desempenho e métricas para monitorar e avaliar a eficácia da área e de todas essas medidas. Além disso, é muito importante identificar áreas de melhoria, ajustar processos e garantir que os serviços atendam aos padrões de qualidade estabelecidos.

Ou seja, cada local de trabalho possui características e requisitos únicos, e a customização possibilita a criação de um ambiente que atenda de forma eficiente e eficaz a essas demandas.

Ao personalizar o projeto de facilities, é possível considerar aspectos como: o tamanho e a estrutura do espaço, as atividades realizadas, o número de funcionários, as normas e regulamentações aplicáveis, as preferências da empresa e muitos outros fatores relevantes.

Isso resulta em soluções mais adaptadas e otimizadas, capazes de contribuir para o bem-estar dos colaboradores, aumentar a produtividade, reduzir custos operacionais e proporcionar uma melhor experiência no ambiente de trabalho.

Sem customização, sem especialização

Diante de tantos detalhes, uma coisa é certa: é preciso que cada uma dessas tarefas seja executada por quem entende do negócio e sabe realizar esses serviços.

E é aí que a especialização na área de facilities faz toda a diferença. Primeiro, um profissional especializado possui conhecimentos aprofundados sobre os princípios e as práticas de gestão de facilities, o que lhe permite compreender as necessidades do cliente de forma mais precisa. Isso facilita a identificação de soluções personalizadas e eficientes.

Além disso, a especialização proporciona o acúmulo de experiência e expertise ao longo do tempo. Profissionais com vasta bagagem de mercado já enfrentaram e resolveram uma variedade de desafios em diferentes projetos, o que lhes confere um conhecimento prático valioso.

Eles estão atualizados com as melhores práticas, tendências e tecnologias do setor, o que possibilita a adoção de abordagens inovadoras e eficazes.

Outro aspecto importante é a rede de contatos e parcerias que uma empresa especializada desenvolve ao longo da carreira. Essas conexões podem ser fundamentais para a obtenção de recursos, fornecedores confiáveis e apoio em momentos críticos.

Em resumo, a personalização garante que as soluções sejam adaptadas às necessidades específicas do cliente, enquanto a especialização traz conhecimento aprofundado, experiência prática e acesso a uma rede de contatos, proporcionando uma abordagem mais eficiente e eficaz na gestão de facilities.

O porquê de contar com a Guima Conseco

Referência no segmento nacional de facilities e presente em diversos estados brasileiros, a Guima Conseco é uma empresa que já atua há 35 anos no mercado. Com mais de 12 mil colaboradores, possui uma carteira sólida de clientes e contratos de full facilities management que combinam diferentes tipos de serviços, conforme as necessidades dos clientes.

Entre os seus principais diferenciais está a capacidade de adequar-se às mais diversas necessidades. Essa habilidade está diretamente relacionada à especialização e ao fato de contar com equipes dedicadas e treinadas para desempenhar cada função, sempre sob a supervisão e gestão de uma única pessoa.

A Guima tem a vantagem de trabalhar com vertentes mais específicas, como áreas verdes, tratamento de animais e engenharia clínica, além de aceitar o desafio dos mais variados projetos. Independentemente do tipo de customização, tem uma cultura pautada na satisfação do cliente, sem deixar de ter um bom desempenho nos resultados projetados. Isso aumenta ainda mais o nível de comprometimento da empresa.

E nada disso seria possível se ela não contasse com equipes de facilities especializadas e altamente capacitadas para atender com excelência, qualidade, tecnologia e segurança a todos os tipos de negócios, auxiliando os clientes a viabilizarem o funcionamento sólido e produtivo de toda a estrutura organizacional.

São soluções personalizadas em portaria e controle de acesso, recepção, administração, expedição, copeiragem, engenharia e manutenção, limpeza técnica, limpeza e higienização hospitalar, conservação, trabalho em altura, jardinagem, entre outros.

Tudo isso está chancelado por certificações. A Guima Conseco conquistou a tripla certificação ISO: 9001, 14001 e 45001, que englobam qualidade, sustentabilidade, e segurança e saúde ocupacional, além de possuir o selo GPTW (Great Place to Work).

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